Queremos compartir nuestra experiencia en la organización de las conferencias de Python: PyDay 2020 y PyCon 2021 con las personas u organizaciones interesadas en organizar conferencias similares localmente en su ciudad o país. Estas recomendaciones son para organizar un PyDay con un solo track y de participación gratuita, que incluya charlas y talleres.
En general se recomienda realizar la conferencia en fin de semana para facilitar la asistencia de las personas que trabajan o estudian La creación y registro del evento se puede hacer mediante Evenbrite: https://eventbrite.es
Definir si el evento será virtual, presencial o híbrido determina aspectos posteriores como la selección de un lugar físico para realizar el evento, la logística y la audiencia a quien se va a orientar la difusión. Para el caso de la audiencia tomar en cuenta, por ejemplo, la ubicación geográfica.
Para la selección del lugar físico se debe considerar el aforo y la disponibilidad de equipos audiovisuales, así como las facilidades de transporte de la ubicación. El espacio debe contar con instalaciones de auditorio para las charlas y de trabajo para los talleres.
Para una conferencia de acceso gratuito es mejor considerar auditorios en centros educativos u otras organizaciones que puedan proveer las instalaciones gratuitamente, en este caso estas instituciones formarán parte de los auspiciantes a mencionar en la página web y en la difusión del evento. También se puede considerar un lugar físico que no sea gratuito cuyo costo sea cubierto por alguna organización patrocinante.
Se recomienda la creación temprana de la identidad gráfica para poder ser usada tanto en la creación de la página web como los documentos y anuncios del evento Esto implica, entre otros, la creación de:
Es recomendable que la identidad gráfica se defina antes de la creación de la página o lo más temprano posible para que no se requieran grandes cambios Python Chile cuenta con el dominio pyday.cl. Para eventos locales organizados en Chile, previa coordinación, se puede crear subdominios como: valparaiso.pyday.cl, concepcion.pyday.cl, etc, para alojar la página del evento.
Inicialmente la página del evento puede contener la información básica del evento como: Fecha y lugar, Objetivo, Formas de contacto y registro de participantes, para posteriormente incorporar información de: Convocatoria a charlas y talleres, Charlistas, Auspiciantes/Patrocinantes, Programa de charlas y talleres.
Para un PyDay que incluya tanto charlas como talleres en un solo track, se pueden definir dos charlas principales para ello se deben identificar los posibles charlistas y contactarlos con anticipación para consultar su disponibilidad.
Para la Convocatoria a postulación de charlas y talleres, se debe considerar un tiempo prudencial de anticipación de acuerdo a la disponibilidad del equipo que hará la selección, también se debe considerar hacer con tiempo la notificación de confirmación a las personas charlistas y facilitadoras de talleres.
Para la convocatoria se requiere:
Una vez seleccionadas las charlas y talleres se define el programa del dia Este es un ejemplo:
Para el caso de una conferencia virtual o híbrida, para la transmisión en línea del evento se recomienda el uso de StreamYard - Youtube. Entre las tareas a realizar están:
Aún cuando el evento sea presencial, se recomienda hacer el registro en los talleres de forma online y previa al evento. En un evento presencial se debe considerar:
El control del registro de los asistentes está asociado al tipo de evento: presencial, virtual o híbrido, para evento híbrido o presencial se debe limitar la cantidad de personas registradas efectivamente debido al aforo restringido del lugar físico. Se requiere:
Se debe hacer contactar a lo potenciales auspiciadores/patrocinadores y hacer el debido seguimiento. Esto incluye tanto empresas e instituciones privadas o públicas que hagan aportes monetarios para cubrir los gastos de la conferencia o de la comunidad, como organizaciones que apoyen el evento con difusión o con su prestigio y reconocimiento. En este sentido es necesario crear documentos donde se definan:
En la medida de lo posible, se recomienda hacer simultáneamente a la preparación del evento la facturación y cobro de los aportes monetarios, para evitar demora en pagos o no pagos
La difusión incluye tanto la publicación de anuncios programados en redes sociales oficiales de la organización: Twitter, Facebook, Linkedin como la publicidad pagada y el apoyo de difusión por parte de organizaciones auspiciantes o colaboradoras. Se debe considerar:
En ambos casos se debe tomar en cuenta el diseño de los anuncios y la programación de las publicaciones.
Esto se refiere al material como: Stickers, Poleras/Camisetas, Tazas, Bolsos u otros que se consideren. Debe contemplarse:
Por facilidad del manejo de los datos se recomienda crear un único formulario donde se pueda indicar si la persona que llena la encuesta es asistente, charlista o auspiciante/patrocinante, incluyendo campos específicos por tipo de perfil de ser necesario
