De sueño a realidad: la historia del PyDay Chile 2020

Resumen de todo el camino desde que tuvimos el sueño de hacer una primera conferencia nacional como Python Chile, hasta la finalización del evento.

Cuando la comunidad Python Chile reorganizo su funcionamiento con nuevos miembros, decidimos que el siguiente paso era organizar un evento juntos. A pesar de que teníamos un poco de experiencia participando en conferencias, la organización de una conferencia de cero se vislumbra como una tarea compleja, e inicialmente nos causó un poco de nerviosismo, ya que dudamos del impacto que tendría en la comunidad en un grupo de personas de Chile. Así comenzó el PyDay Chile 2020.

No estábamos seguros cuantas postulaciones tendríamos, así que el plan B era definir algunas charlas entre los organizadores para al menos tener un evento de un par de horas. Adicionalmente, queríamos hacer algo que motivara a muchas más personas a postular, con lo que nos inspiramos en la dinámica de la conferencia Python Pizza, donde solo se realizan charlas de 10 minutos (que aumentamos a 15 minutos para no ser extremos), sin preguntas en vivo y potenciando la interacción en persona comiendo Pizza; estando en medio de una pandemia, y sin pizza, no nos quedó otra de buscar ideas para la interacción de las personas durante el evento, con lo que gracias a estructura de eventos pasados como el HacktoberfestES y la PyConAr, optamos por utilizar Discord para crear canales y que la gente pudiera hablar durante el evento, y StreamYard para la transmisión.

PyDay Poster

El equipo organizador

Las organizaciones de grandes conferencias por lo general tienen equipos de trabajos encargados de distintas temáticas, pero acá éramos sólo 6 personas cursando estudios, trabajando en distintas zonas horarias, y con distintas responsabilidades que nos iban a impedir acordar un horario tan fácilmente; afortunadamente, logramos agendar una reunión semanal, donde al menos podríamos ir discutiendo los siguientes pasos.

Un pequeño detalle es que recién nos estábamos conociendo, no sabíamos nuestros modos de trabajo, de lo que queríamos encargarnos, y tampoco que tan responsables seríamos con esta idea tan loca; sin considerar que no teníamos credenciales para que los asistentes confiaran en nosotros como comité organizador, ya que incluso Python Chile era un concepto "nuevo" para muchos.

Antes del evento

Una de las motivaciones que teníamos era poder reunir fondos para formalizar una Corporación para Python Chile y así poder transparentar todos los gastos que habíamos estado teniendo, como hosting, dominios, todo lo que podríamos hacer en el futuro como merchandising, o el pago de servicios externos para potenciar otros eventos, así que abrimos la posibilidad a que empresas pudieran auspiciarnos, de cuál no estábamos seguro que tendríamos alguna llegada, ni que estuvieran dispuestas a apoyar esta nueva iniciativa.

Mientras tanto, habían llegado solo un par de charlas en la primera semana, con lo que el plan B de improvisar charlas se estaba haciendo una realidad, con lo que decidimos poder acercarnos a establecimientos educacionales, y comunidades amigas donde podríamos conocer gente interesada, para la difusión del evento. En el momento que comenzamos a compartir por redes sociales el evento, comenzó a llegar mucha gente a seguirnos, y preguntar sobre el evento, a lo que comenzaron a aumentar la cantidad de charlas postuladas, por supuesto, sin dejar de lado que comenzamos a motivar a todos nuestros conocidos para que participaran en el evento.

Quedando menos de un mes, nos dimos cuenta que podríamos tener un par de Keynotes, pero de nuevo el miedo de "acabamos de reactivar esta comunidad, puedes hacer una de las charlas principales?" y que nos dijeran "eh...nop" era bastante grande, pero afortunadamente tuvimos la suerte de que Katia Lira, Lorena Mesa y Juan Luis Cano Rodriguez confiaran en nuestra propuesta.

Sabíamos que una conferencia con charlas solo en vivo podía ser peligroso, pero también que a muchas personas no les gustaría un evento completamente grabado, así que decidimos realizar una mezcla, acompañada de la presencia de un par de Hosts para el evento, y con el dinamismo de una discusión durante el día en Discord...y ¡funcionó!

PyDay Poster

Resultados y números

En una de las primeras reuniones de la organización del evento, debatimos la posibilidad de tener 100 o 200 personas, y lo veíamos casi imposible, sin considerar que siempre en eventos gratuitos participa entre el 10 y 30% (por nuestra experiencia); de la misma manera estábamos casi seguros que un par de empresas podrían decidir apoyarnos. Todo esto bajo la idea de un evento de quizás unas 3-4 horas. Afortunadamente estábamos muy equivocados.

Respecto al apoyo al evento, conseguimos:

  • Auspiciadores: https://pyday.cl/#sponsors
  • 8 Gold, 2 Silver, y 2 Copper,
  • 4 establecimientos educacionales, y
  • 10 comunidades https://pyday.cl/#communities

Con más de 60 postulaciones de charlas, teníamos material para hacer una conferencia de 3 o 4 días, pero como habíamos tomado la decisión de tener un PyDay, tuvimos la difícil tarea de no aceptar muchas charlas de calidad, solo por un tema de límite horario, y de las 10 charlas iniciales decidimos hacer 25 (Mira el programa acá), lo que nos llevó al siguiente resultado:

  • Distribuimos un total de 2340 tickets por Eventbrite,
  • 704 personas se unieron a Discord (un 30.1% del total),
  • Tuvimos 3.8K vistas en YouTube (con 1.7K espectadores únicos),
  • El canal de YouTube pasó de 1 a 404 suscripciones,
  • Las personas vieron un total de 2.9K horas de transmisión.
  • 5.3K visitas al sitio de PyDay en los últimos 60 días

Todo esto en más de 11 horas de transmisión.

Palabras finales

Sin lugar a duda, el PyDay Chile 2020 fue todo un éxito, pero somos conscientes que tenemos que aumentar la cantidad de gente detrás de Python Chile para poder realizar más eventos y con un impacto aún mayor. Queremos invitarlos a ser parte del equipo, y ayudarnos a que la comunidad siga creciendo, pero sobre todo, mejorando. Puedes postular en éste enlace: http://pythonchile.cl/voluntariado

La comunidad de Python se ha caracterizado por ser una de las más amigables e inclusivas dentro del mundo tecnológico, lo que pudimos confirmar en este lejano rincón del mundo, con nuestro primer evento nacional.

La cantidad de horas invertidas en la organización del evento fue recompensada con el reforzamiento de una comunidad un poco dormida, y sobre todo de la confianza y cariño de todas las personas que pudieron participar con nosotros, en el pasado 5 de Diciembre del 2020.

De parte de todo el equipo organizador ¡Muchas Gracias!

Equipo:

  • Pamela Bustamante
  • Cris Hernández
  • Pablo Lira
  • Cristián Vargas
  • Carlos Maldonado
  • Cristián Maureira-Fredes

PyDay Organización